Qualifier un besoin avant de choisir une IA
Dimitri Jorand — Trame de travail
https://dimitri-jorand.fr/ressources/clarifier-le-probleme-avant-outil-ia/
Publié : 2026-10-03 | Mis à jour : 2026-10-21

Décrivez le travail actuel, les données disponibles et les vérifications nécessaires avant de comparer une solution IA aux autres options.
Public : Dirigeants et équipes qui envisagent un outil IA et veulent préciser le besoin avant de choisir.

Complétez cette fiche à partir d’une situation précise, seul ou avec les personnes concernées. Notez ce qui est établi, ce qui reste à vérifier et la personne qui porte le prochain pas. Les indications sous chaque question vous aident à produire une réponse exploitable.

1. La tâche actuelle, étape par étape
Décrivez les étapes sans nom de fournisseur : déclencheur, entrées, traitement, contrôle et transmission.
Votre situation :

2. La difficulté et les personnes concernées
Distinguez ce qui est observé de votre explication du problème. Recueillez les points de vue des personnes concernées.
Votre situation :

3. Le résultat attendu et la façon de le constater
Définissez un résultat observable et les exigences qui ne peuvent pas être compensées par un gain de temps.
Votre situation :

4. Les données nécessaires et leurs conditions d’utilisation
Listez les sources, leurs responsables et versions, puis les conditions d’accès et d’utilisation à confirmer.
Votre situation :

5. Les corrections et la vérification humaine à prévoir
Précisez comment une erreur sera repérée, qui pourra refuser le résultat et comment le travail continuera sans outil.
Votre situation :

6. Une solution sans IA à comparer
Comparez au moins une amélioration d’organisation ou un outil existant, sur les mêmes situations de travail.
Votre situation :

Décrire le travail avant la solution
Écrivez ce qui se produit aujourd’hui : qui réalise la tâche, à partir de quelles informations, avec quel résultat et quelle difficulté. Une demande comme « automatiser les documents » ne permet pas de choisir un outil. La CNIL recommande de partir d’un besoin concret. [1]

|Question de cadrage|Réponse à écrire|
|---|---|
|Quel travail ?|Tâche, fréquence et destinataire|
|Quel problème ?|Exemple observé et conséquence|
|Quelles données ?|Origine, autorisation et sensibilité|
|Quelle réussite ?|Résultat acceptable et vérificateur|

Exemple fictif : retrouver une procédure
> Une équipe souhaite un assistant pour retrouver ses procédures. L’examen du besoin révèle plusieurs versions contradictoires. La première action proposée est de désigner les documents de référence et leurs responsables. Un moteur de recherche ou un assistant pourra ensuite être comparé sur un corpus clarifié.

Ce scénario illustre une possibilité, pas un diagnostic de votre organisation. Notez aussi une option sans IA : rangement, modèle de document, clarification de responsabilité ou amélioration d’un outil déjà disponible.

Décider du prochain travail utile
À la fin, choisissez une vérification ou un essai limité. Nommez la personne qui juge le résultat et ce qui empêcherait l’essai. Pour construire une comparaison utile, consultez les [usages IA par tâche et contrôle](/analyses/usages-ia-entreprise-taches-limites-controles/).

Cas fictif : modèle entièrement rempli
**retrouver la bonne procédure avant de choisir un assistant**

Cas fictif : une équipe souhaite un assistant capable de répondre aux questions sur ses procédures. L’exercice comporte douze documents inventés, répartis dans trois dossiers. Deux versions d’une même procédure sont encore accessibles et donnent des consignes différentes. Le besoin doit être reformulé avant de comparer des outils : retrouver une réponse n’a de valeur que si la référence applicable est identifiable.

**01. La tâche actuelle, étape par étape**

Travail actuel : recevoir une question, chercher le document, vérifier sa version, repérer le passage utile, formuler la réponse et indiquer la source au demandeur. L’exercice porte seulement sur la recherche d’une procédure applicable. Il exclut l’exécution d’une action dans un système métier ou l’envoi automatique de réponses.

**02. La difficulté et les personnes concernées**

Difficulté posée dans le scénario : les utilisateurs trouvent parfois deux documents contradictoires et ne savent pas lequel suivre. Les personnes concernées sont les utilisateurs, les responsables des procédures et le gestionnaire de l’espace documentaire. L’hypothèse « il manque une IA » reste à examiner ; le défaut observable est d’abord l’absence d’un statut documentaire compréhensible.

**03. Le résultat attendu et la façon de le constater**

Résultat attendu pour le corpus d’exercice : retrouver le document en vigueur, désigner le passage qui soutient la réponse et signaler un cas non résolu. Une réponse élégante sans référence ne satisfait pas le besoin. Si deux documents demeurent contradictoires, la réponse attendue est une demande de clarification au responsable, sans choisir arbitrairement la version qui paraît la plus convaincante.

**04. Les données nécessaires et leurs conditions d’utilisation**

Données prévues : douze documents entièrement fictifs, identifiés par titre, version, responsable de référence dans le scénario et statut proposé. Avant tout corpus réel, les propriétaires documentaires devront confirmer la version applicable, les droits d’accès et les conditions de traitement. Les archives ne doivent pas être confondues avec les instructions actives ; leur conservation et leur accès demandent leur propre décision.

**05. Les corrections et la vérification humaine à prévoir**

Pour chaque réponse d’essai, un lecteur compare la source indiquée et le texte avec la procédure de référence. Il note la version, le passage utile, les réserves et toute information absente. Il peut refuser une réponse ou renvoyer la question au responsable documentaire. Si la référence reste incertaine, l’équipe interroge directement ce responsable ; elle ne traite pas l’assurance du texte généré comme une preuve.

**06. Une solution sans IA à comparer**

Option sans IA : un index partagé des douze documents, avec titre compréhensible, statut, responsable et lien vers la version retenue. Première action : clarifier les deux versions contradictoires avec leur responsable fictif, puis préparer six questions d’essai communes aux solutions envisagées. Comparer ensuite le résultat et le travail de recherche ; aucun outil n’est choisi et aucun gain n’est annoncé dans cette fiche.

**Ce que montre ce cas.** Le problème posé doit être résolu dans les références avant de juger la qualité d’une réponse. L’index sans IA fournit une vraie option de comparaison ; il ne sert pas de faire-valoir à un choix déjà arrêté.

**Limites du cas.** Documents, rôles et questions fictifs. Aucun corpus d’organisation n’a été examiné. Les nombres servent à délimiter l’exercice et ne fixent aucun seuil pertinent pour choisir une technologie.

Portée et limites
Support de définition du besoin. Il ne conclut pas qu’une IA est nécessaire et ne qualifie pas le régime juridique d’un système. Les données et conditions d’usage doivent être examinées séparément.

Sources et méthode
[1] CNIL — Déployer une IA générative
https://www.cnil.fr/fr/comment-deployer-une-ia-generative-la-cnil-apporte-de-premieres-precisions
Consulté le 8 octobre 2026. Repères sur les besoins, usages autorisés et précautions. La fiche proposée ici est une méthode originale, pas une validation de conformité.

Méthode éditoriale : https://dimitri-jorand.fr/ligne-editoriale/