Qualifier un besoin avant de choisir une IA

Décrire le travail avant la solution

Écrivez ce qui se produit aujourd’hui : qui réalise la tâche, à partir de quelles informations, avec quel résultat et quelle difficulté. Une demande comme « automatiser les documents » ne permet pas de choisir un outil. La CNIL recommande de partir d’un besoin concret. ^[1]

Exemple fictif : retrouver une procédure

Ce scénario illustre une possibilité, pas un diagnostic de votre organisation. Notez aussi une option sans IA : rangement, modèle de document, clarification de responsabilité ou amélioration d’un outil déjà disponible.

Décider du prochain travail utile

À la fin, choisissez une vérification ou un essai limité. Nommez la personne qui juge le résultat et ce qui empêcherait l’essai. Pour construire une comparaison utile, consultez les usages IA par tâche et contrôle.

Cas fictif : modèle entièrement rempli

retrouver la bonne procédure avant de choisir un assistant

Cas fictif : une équipe souhaite un assistant capable de répondre aux questions sur ses procédures. L’exercice comporte douze documents inventés, répartis dans trois dossiers. Deux versions d’une même procédure sont encore accessibles et donnent des consignes différentes. Le besoin doit être reformulé avant de comparer des outils : retrouver une réponse n’a de valeur que si la référence applicable est identifiable.

01. La tâche actuelle, étape par étape

Travail actuel : recevoir une question, chercher le document, vérifier sa version, repérer le passage utile, formuler la réponse et indiquer la source au demandeur. L’exercice porte seulement sur la recherche d’une procédure applicable. Il exclut l’exécution d’une action dans un système métier ou l’envoi automatique de réponses.

02. La difficulté et les personnes concernées

Difficulté posée dans le scénario : les utilisateurs trouvent parfois deux documents contradictoires et ne savent pas lequel suivre. Les personnes concernées sont les utilisateurs, les responsables des procédures et le gestionnaire de l’espace documentaire. L’hypothèse « il manque une IA » reste à examiner ; le défaut observable est d’abord l’absence d’un statut documentaire compréhensible.

03. Le résultat attendu et la façon de le constater

Résultat attendu pour le corpus d’exercice : retrouver le document en vigueur, désigner le passage qui soutient la réponse et signaler un cas non résolu. Une réponse élégante sans référence ne satisfait pas le besoin. Si deux documents demeurent contradictoires, la réponse attendue est une demande de clarification au responsable, sans choisir arbitrairement la version qui paraît la plus convaincante.

04. Les données nécessaires et leurs conditions d’utilisation

Données prévues : douze documents entièrement fictifs, identifiés par titre, version, responsable de référence dans le scénario et statut proposé. Avant tout corpus réel, les propriétaires documentaires devront confirmer la version applicable, les droits d’accès et les conditions de traitement. Les archives ne doivent pas être confondues avec les instructions actives ; leur conservation et leur accès demandent leur propre décision.

05. Les corrections et la vérification humaine à prévoir

Pour chaque réponse d’essai, un lecteur compare la source indiquée et le texte avec la procédure de référence. Il note la version, le passage utile, les réserves et toute information absente. Il peut refuser une réponse ou renvoyer la question au responsable documentaire. Si la référence reste incertaine, l’équipe interroge directement ce responsable ; elle ne traite pas l’assurance du texte généré comme une preuve.

06. Une solution sans IA à comparer

Option sans IA : un index partagé des douze documents, avec titre compréhensible, statut, responsable et lien vers la version retenue. Première action : clarifier les deux versions contradictoires avec leur responsable fictif, puis préparer six questions d’essai communes aux solutions envisagées. Comparer ensuite le résultat et le travail de recherche ; aucun outil n’est choisi et aucun gain n’est annoncé dans cette fiche.

Ce que montre ce cas. Le problème posé doit être résolu dans les références avant de juger la qualité d’une réponse. L’index sans IA fournit une vraie option de comparaison ; il ne sert pas de faire-valoir à un choix déjà arrêté.

Limites du cas. Documents, rôles et questions fictifs. Aucun corpus d’organisation n’a été examiné. Les nombres servent à délimiter l’exercice et ne fixent aucun seuil pertinent pour choisir une technologie.